itsme® eSign en OK!Sign: de eenvoudigste weg naar een gekwalificeerde elektronische handtekening

itsme® is uitgegroeid tot de referentie voor digitale identiteit en kwalificerende elektronische handtekeningen in België en de buurlanden. De itsme®‑app wordt door bijna 7 miljoen mensen gebruikt en biedt een gebruiksvriendelijke, veilige manier om zich online te identificeren, in te loggen en juridisch bindende documenten te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening volgens eIDAS.

OK!Sign is volledig geïntegreerd met itsme® eSign. Wanneer je via OK!Sign kiest voor ondertekening met itsme®, wordt automatisch een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) gegenereerd, met een achterliggend X.509‑certificaat en een gedetailleerde audittrail. Zo combineer je het gebruiksgemak van OK!Sign met de juridische kracht van itsme® eSign.

Hoe werkt ondertekenen met itsme® eSign via OK!Sign in de praktijk?

Het proces is eenvoudig voor zowel de verzender als de ondertekenaar. OK!Sign voorziet een end‑to‑end digitale ondertekenflow, waarbij itsme® eSign instaat voor de gekwalificeerde elektronische handtekening die aan alle eIDAS‑vereisten voldoet.

1. Bereid je document voor in OK!Sign

Je laadt je document op in OK!Sign, definieert de ondertekenaars en plaatst de handtekeningvelden op de juiste plaats. Dat kan via de gebruiksvriendelijke editor of volledig geautomatiseerd via de API‑integratie met je eigen systemen. Zo integreer je kwalificerende elektronische handtekeningen naadloos in je bestaande processen.

2. Kies itsme® als ondertekeningsoptie

Bij het instellen van de ondertekenaars selecteer je itsme® eSign als ondertekeningsmethode. OK!Sign activeert dan automatisch de juiste workflow voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen, inclusief de koppeling met de itsme®‑app van de ondertekenaar.

3. Verstuur de ondertekeningsuitnodiging

OK!Sign verzendt de ondertekeningsuitnodiging per e‑mail (of via je eigen integratie) naar alle betrokken partijen. Elke ondertekenaar krijgt een duidelijke link naar het document en de instructies om met itsme® te ondertekenen. Je kan meerdere ondertekenaars en ondertekenvolgordes configureren in één flow.

4. De ondertekenaar gebruikt de itsme®‑app

De ondertekenaar opent het document, bekijkt de inhoud en kiest vervolgens voor ondertekening met itsme®. Via de vertrouwde itsme®‑app bevestigt hij of zij de handtekening. Op de achtergrond wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening gegenereerd, inclusief gekwalificeerd certificaat en tijdstempel.

5. Automatische registratie en certificaat van voltooiing

Na ondertekening genereert OK!Sign een certificaat van voltooiing met alle relevante transactiegegevens: wie heeft wanneer en hoe ondertekend, inclusief verwijzing naar het itsme®‑certificaat. Dit certificaat is geschikt als bewijsmiddel in geval van betwisting en ondersteunt de juridische geldigheid van je document.

Waarom bedrijven kiezen voor OK!Sign + itsme® eSign

Door OK!Sign te combineren met itsme® eSign, haal je het maximale uit digitale ondertekening: snelheid, gemak en maximale rechtszekerheid. Vooral in sectoren zoals financiën, HR, vastgoed en juridische dienstverlening maakt dit een groot verschil in professionaliteit en efficiëntie.

1. Hoogste betrouwbaarheidsniveau volgens eIDAS

Een itsme®‑handtekening via OK!Sign is een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) met het hoogste betrouwbaarheidsniveau volgens eIDAS. Dat betekent dat de handtekening juridisch gelijkstaat aan een handgeschreven handtekening en in alle EU‑lidstaten wordt erkend voor de transacties waarvoor QES vereist of aanbevolen is.

2. Volledige digitale workflow, geen papier meer

Geen printen, scannen, faxen of manueel overtypen meer. Met OK!Sign beheer je je volledige ondertekenproces digitaal en centraal, met duidelijke statusoverzichten, herinneringen en archivering. Je verhoogt de productiviteit en verkort de doorlooptijd van je contracten aanzienlijk.

3. Gebruiksvriendelijk voor ondertekenaars

Omdat itsme® al door miljoenen gebruikers wordt ingezet voor bankieren, overheidsdiensten en andere digitale toepassingen, voelt het ondertekenen met itsme® via OK!Sign vertrouwd en veilig aan. De ondertekenaar hoeft geen extra hardware of ingewikkelde software te installeren.

4. Sterke juridische onderbouw en audittrail

Elke ondertekening wordt ondersteund door een gedetailleerde audittrail en een certificaat van voltooiing. Daarbij wordt vastgelegd wie wat wanneer heeft gedaan in het ondertekenproces, inclusief de identificatie via itsme® en de bijhorende gekwalificeerde certificaten. Dit versterkt je bewijspositie in geval van juridische discussies.

5. Naadloze integratie in je bestaande systemen

Via de API van OK!Sign integreer je gekwalificeerde elektronische handtekeningen rechtstreeks in je eigen toepassingen: CRM, ERP, DMS, HR‑platform of klantportaal. Zo automatiseer je end‑to‑end: van documentgeneratie tot ondertekening en archivering, zonder manuele tussenstappen.

Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening volgens eIDAS?

De eIDAS-verordening definieert verschillende niveaus van elektronische handtekeningen: de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Een QES is het hoogste niveau: ze wordt geplaatst met een gekwalificeerd certificaat, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener die voorkomt op de officiële EU‑vertrouwenslijst.

Dat gekwalificeerde certificaat bewijst de identiteit van de ondertekenaar en koppelt die identiteit juridisch aan de elektronische handtekening. Een gekwalificeerde elektronische handtekening die in één EU‑lidstaat is uitgegeven, wordt automatisch erkend in alle andere lidstaten. Precies daarom is QES bijzonder interessant voor grensoverschrijdende transacties tussen Belgische en andere Europese partijen.

Wanneer heb je een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig in België en Nederland?

In België en Nederland volstaan gewone elektronische handtekeningen voor veel dagelijkse documenten, maar voor bepaalde transacties is een hoger betrouwbaarheidsniveau nodig – en soms zelfs verplicht. In die gevallen kies je best voor een gekwalificeerde elektronische handtekening met itsme® eSign via OK!Sign.

Voorbeelden in België

In België zijn gekwalificeerde elektronische handtekeningen onder andere vereist of sterk aanbevolen voor: arbeidscontracten, bepaalde vennootschapsrechtelijke documenten zoals overdracht van aandelen op naam, kredietovereenkomsten met consumenten, belastingaangiften en bepaalde aanvragen bij overheidsinstanties. Dankzij een QES vermijd je discussies over de identiteit van de ondertekenaar en de bewijskracht van het document.

Voorbeelden in Nederland

In Nederland is een gekwalificeerde elektronische handtekening aangewezen bij complexere transacties, zoals belangrijke commerciële contracten, juridische documenten met hoog financieel risico of dossiers waarbij je maximale zekerheid wil over de identiteit van de ondertekenaar. QES zorgt daar voor een betrouwbaarheidsniveau dat gelijkstaat aan een handgeschreven handtekening in de rechtbank.

Veelgestelde vragen over itsme® eSign en gekwalificeerde elektronische handtekeningen met OK!Sign

Is een gekwalificeerde elektronische handtekening altijd verplicht?

Nee. Voor veel dagelijkse documenten volstaat een gewone of geavanceerde elektronische handtekening. Bij belangrijke contracten, complexe transacties of wettelijke verplichtingen (zoals bepaalde arbeidsovereenkomsten, kredietovereenkomsten of fiscale documenten) is een QES via itsme® eSign via OK!Sign echter de veiligste en vaak aangewezen keuze.

Hebben mijn ondertekenaars iets speciaal nodig?

Ondertekenaars hebben enkel hun smartphone met de itsme®‑app nodig en een geldig itsme®‑profiel. Ze doorlopen de ondertekening volledig mobiel, in een interface die ze al kennen van bank- en overheidstoepassingen.

Is een itsme®‑handtekening via OK!Sign juridisch bindend?

Ja. Een itsme®‑handtekening via OK!Sign is een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van de eIDAS‑verordening en heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening, binnen het toepassingsgebied van QES in de EU.